Warum reicht Notion für Projektmanagement oft nicht?

Weil Sprints, Burndown und Zeiterfassung keine eingebauten Funktionen sind. Sprints lassen sich über Datenbanken und Vorlagen nachbauen, aber es gibt keine Sprint-Engine, und eine native Zeiterfassung fehlt ganz.

Was kostet Notion aktuell?

Plus 10 $ und Business 20 $ pro Mitglied und Monat bei jährlicher Zahlung; die EU-Seite wies für Plus 9,50 € aus (Stand 3. August 2026). Der Gratis-Tarif begrenzt Datei-Uploads auf 5 MB und den Seitenverlauf auf 7 Tage.

Kann ich Notion und ein Projektwerkzeug parallel nutzen?

Ja, und für viele Teams ist das die beste Antwort: Notion bleibt das Wissenswerkzeug, das Projektwerkzeug übernimmt Board, Sprints und Zeiten. Ein Wechsel ist nicht zwingend.

Welche Alternative kann Dokumente und Projekte?

ClickUp und Zuuna haben beide Dokumente eingebaut — bei Zuuna im Business-Pro-Tarif. An Notions Tiefe bei verschachtelten Datenbanken kommt allerdings keines von beiden heran.

Wann bleibt Notion die richtige Wahl?

Wenn die eigentliche Arbeit aus Wissen besteht — Spezifikationen, Recherche, Handbücher — und das Board nur die Nebenrolle spielt. Dann ist Notion schwer zu ersetzen.

Notion-Alternativen 2026: 5 Werkzeuge im Vergleich

Notion ist ein hervorragendes Werkzeug für Wissen und ein mittelmäßiges für Projekte. Das ist kein Vorwurf, sondern eine Bauentscheidung: Notion ist eine Datenbank mit Seiten, kein Projektwerkzeug mit Sprint-Engine. Wenn aus der Dokumentation ein Projekt wird, fehlen drei Dinge — und dann lohnt der Blick auf Alternativen.

Wo Notion an Grenzen stößt

Keine Sprint-Engine. Sprints und Burndown lassen sich über Datenbanken nachbauen; gepflegt werden muss der Nachbau von Hand.
Keine native Zeiterfassung. Wer Stunden abrechnet, braucht ein zweites Werkzeug.
Erinnerungen bleiben drinnen. Fristen tauchen nicht von selbst im Kalender des Teams auf.

Die Alternativen im Überblick

Werkzeug	Preis	Gratis-Tarif	Datenhaltung
Zuuna	Free 0 € · Plus 4 € · Business Standard 8 € · Business Pro 16 € · Developer 24 € (pro Platz/Monat, inkl. MwSt.)	2 Mitglieder, 2 Boards, 100 Karten	Deutschland
ClickUp	Unlimited 7 $ · Business 12 $ (pro Nutzer/Monat, jährlich)	unbegrenzte Aufgaben, aber 60 MB Speicher	US-Anbieter
Asana	Starter 10,99 $ · Advanced 24,99 $ (pro Nutzer/Monat, jährlich) — Mindestabnahme 2 Plätze	Personal: maximal 2 Nutzer	US-Anbieter
Trello	Standard 5 $ · Premium 10 $ · Enterprise 17,50 $ (pro Nutzer/Monat, jährlich)	10 Mitarbeitende je Workspace, 10 Boards, 250 Automatisierungsläufe/Monat	Atlassian Cloud
monday.com	Basic 9 € · Standard 12 € · Pro 19 € (pro Platz/Monat, jährlich, zzgl. MwSt.) — Mindestabnahme 3 Plätze	maximal 2 Plätze, 3 Boards	US-Anbieter
Notion	Plus 10 $ · Business 20 $ (pro Mitglied/Monat, jährlich; auf der EU-Seite 9,50 € für Plus)	5 MB Datei-Upload, 7 Tage Seitenverlauf	US-Anbieter

Alle Preise von den Preisseiten der jeweiligen Anbieter, abgerufen am 3. August 2026. Währungen sind nicht umgerechnet — jede Angabe trägt das Symbol, in dem der Anbieter sie ausweist. Preise ändern sich; prüfe vor einer Entscheidung nach.

ClickUp — Dokumente plus Projektwerkzeug

Passt für: Teams, die Notions Doppelrolle behalten wollen: Dokumente und Projekte im selben Werkzeug, dazu native Zeiterfassung ab 7 $. Wo es schwächer ist: Die Dokumente sind schlichter als in Notion, und die Oberfläche ist voller.

Zuuna — wenn aus Notizen abrechenbare Arbeit wird

Passt für: Teams, die vom Konzept in die Umsetzung gehen: Sprints, Backlog, Planning Poker und Burndown sind eingebaut, Zeiterfassung und Auswertungen ebenso, und Git-Ereignisse landen auf der Karte. Gehostet in Deutschland.

Wo es schwächer ist: Als Wissensdatenbank ist Zuuna Notion klar unterlegen — verschachtelte Datenbanken, verknüpfte Ansichten und freie Seitenstrukturen gibt es in dieser Tiefe nicht. Viele Teams behalten deshalb beides. Direktvergleich Zuuna vs. Notion

Asana — wenn Abläufe wichtiger sind als Seiten

Passt für: abteilungsübergreifende Arbeit mit Abhängigkeiten. Wo es schwächer ist: Dokumente sind nicht die Stärke, Einstieg mit Mindestabnahme.

Trello — wenn nur das Board fehlt

Passt für: Teams, die Notion behalten und nur ein einfaches Board danebenstellen wollen. Wo es schwächer ist: keine Sprints, keine Zeiterfassung.

monday.com — wenn es geführt sein soll

Passt für: Teams, die Struktur vorgegeben bekommen wollen statt sie zu bauen. Wo es schwächer ist: Mindestens 3 Plätze, Preise zzgl. MwSt.

Wann Notion bleiben sollte

Wenn die eigentliche Arbeit Wissen ist und das Board nur nebenherläuft, ersetzt keines dieser Werkzeuge Notion sinnvoll. Der häufigste gute Ausgang ist deshalb kein Wechsel, sondern eine Arbeitsteilung.

Umziehen: der ehrliche Weg

Jira verbindest du direkt: Du legst in deinem Atlassian-Konto ein API-Token an, trägst Adresse, E-Mail und Token ein, und Zuuna liest das Projekt selbst aus — keine App-Registrierung, kein OAuth, kein Administrator nötig. Wer lieber eine Datei hochlädt, nimmt den Jira-CSV-Export. Trello exportierst du als JSON und lädst es hoch. Für alle übrigen Werkzeuge führt der Weg über die Tabelle: CSV oder Excel. Der Import läuft einmal — er beobachtet die Quelle nicht, und es fließt nichts zurück.

Beim Import ordnest du jede Spalte zu — Titel, Status, Priorität, Fälligkeit, Zuständigkeit oder ein eigenes Feld. Aus den Werten der Status-Spalte entstehen die Board-Spalten. Grenzen: 15 MB je Datei, 50 Spalten, 10.000 Zeilen, 30 Status-Spalten. Das Trennzeichen erkennt Zuuna selbst, deutsches Excel mit Semikolons funktioniert also unverändert.

Was nicht mitkommt: Anhänge, Kommentarverläufe und die Historie. Wer die braucht, exportiert sie getrennt oder lässt das alte System als Archiv stehen. Die vollständige Anleitung geht Schritt für Schritt durch.