Tutorial
Excel-Tabelle als Kanban-Board importieren
Aus einer Excel- oder CSV-Projektliste in wenigen Minuten ein echtes Kanban-Board machen: Spalten zuordnen, Vorschau prüfen, importieren — auf jedem Plan.
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Die meisten Projekte fangen als Tabelle an: eine Zeile pro Aufgabe, eine Spalte „Status", irgendwann fünf Kopien mit unterschiedlichem Stand. Diese Anleitung macht daraus in wenigen Minuten ein Board, auf dem alle gleichzeitig arbeiten. Der Import funktioniert auf jedem Plan, auch auf Free.
Was du brauchst
- Eine .xlsx- oder .csv-Datei, in der eine Zeile genau eine Aufgabe ist.
- Ein Zuuna-Konto. Der Import selbst ist in allen Plänen enthalten.
- Platz im Plan: Free erlaubt 2 Boards pro Gruppe und 100 Karten. Größere Tabellen brauchen einen bezahlten Plan — siehe Preise.
1. Tabelle vorbereiten
Zwei Dinge entscheiden über einen sauberen Import:
- Eine Zeile = eine Aufgabe. Verbundene Zellen, Zwischenüberschriften und Summenzeilen sortierst du besser vorher aus.
- Eine Kopfzeile mit Spaltennamen. „Titel", „Status", „Zuständig", „Fällig" — die Namen sind egal, Hauptsache es gibt sie.
Eine Spalte mit dem Bearbeitungsstand ist der wertvollste Teil der Tabelle: Aus ihr entstehen später die Spalten des Boards.
2. Import starten und Datei hochladen
Lege ein neues Board an und wähle den Import aus einer Tabelle. Zuuna nimmt Excel-Dateien (.xlsx) und CSV entgegen. Ein CSV-Export aus Jira, Trello, Monday, Asana oder Notion funktioniert genauso — es ist am Ende nur eine Tabelle.
3. Kopfzeile wählen
Zuuna fragt, in welcher Zeile die Spaltennamen stehen. Bei einer selbst gepflegten Liste ist das Zeile 1; bei Exporten aus anderen Werkzeugen stehen oft Titel oder Filterangaben darüber. Wähle die Zeile, in der wirklich die Spaltennamen stehen — alles darüber wird ignoriert.
4. Spalten zuordnen
Jetzt der eigentliche Schritt: Du sagst für jede Tabellenspalte, was sie auf der Karte werden soll.
- Titel — die einzige Zuordnung, die du wirklich brauchst.
- Status — bestimmt, in welcher Board-Spalte die Karte landet.
- Priorität, Fälligkeitsdatum, Zuständigkeit — werden auf die eingebauten Kartenfelder abgebildet.
- Eigene Felder — alles, was keinen eingebauten Platz hat: Kundennummer, Kostenstelle, Aufwand. ⚠️ Eine Spalte auf ein eigenes Feld zu mappen setzt Private Plus voraus.
Spalten, die du nicht brauchst, lässt du einfach unzugeordnet.
5. Vorschau prüfen
Vor dem Import zeigt Zuuna eine Vorschau. Zwei Dinge lohnen den Blick: die Datumsformate (deutsche und amerikanische Schreibweise verwechseln Tag und Monat) und die Status-Spalte — jeder abweichende Wert wird zu einer eigenen Board-Spalte, „Fertig" und „fertig" also zu zweien.
6. Importieren und Board aufräumen
Nach dem Import steht das Board: Spalten aus den Status-Werten, Karten in der richtigen Spalte, Zuständigkeiten gesetzt. Bleiben zwei Aufräumschritte: die Spalten in deine tatsächliche Reihenfolge ziehen und die letzte als „erledigt" markieren, damit Auswertungen später stimmen.
Excel oder Board?
| Kriterium | Excel-Tabelle | Zuuna-Board |
|---|---|---|
| Gleichzeitig bearbeiten | Kopien und Konflikte | Alle sehen dasselbe, live |
| Status auf einen Blick | Spalte mit Text | Karten in Spalten |
| Zuständigkeiten | Name als Text | Echte Person, mit Benachrichtigung |
| Historie | Nicht vorhanden | Jede Änderung protokolliert |
| Automatisierung | Makros | Regeln: wenn → dann |
| Datenhaltung | Lokal oder OneDrive | In Deutschland gehostet |
Grenzen auf einen Blick
| Grenze | Wert |
|---|---|
| Dateigröße | 15 MB |
| Spalten | 50 |
| Importierte Zeilen | 10.000 |
| Board-Spalten aus der Status-Spalte | 30 |
| Optionen je Auswahlfeld | 500 |
Zeilen ohne Titel werden übersprungen. Zahlen und Datumsangaben erkennt Zuuna in deutscher und englischer Schreibweise — 1.234,56 genauso wie 1,234.56, 31.12.2026 genauso wie 2026-12-31.
Das Trennzeichen musst du nicht umstellen. Zuuna erkennt Komma, Semikolon und Tabulator automatisch und wertet auch die sep=-Zeile aus, die deutsches Excel beim CSV-Export schreibt. Die übliche Stolperfalle „deutsches Excel speichert Semikolons“ gibt es hier also nicht.
Und der Rückweg steht offen: Jedes Board lässt sich jederzeit wieder als Tabelle exportieren, und dieser Export lässt sich direkt wieder importieren.
Wenn es nicht klappt
- Zu viele Spalten im Board. Die Status-Werte waren uneinheitlich. Vereinheitliche sie in der Tabelle und importiere neu.
- Datum um Monate verschoben. Klassische Verwechslung von TT.MM und MM/TT. Formatiere die Spalte vorher als ISO-Datum (JJJJ-MM-TT).
- „Board-Limit erreicht". Free erlaubt 2 Boards pro Gruppe. Alte Boards archivieren oder Plan wechseln.
- Eigenes Feld nicht auswählbar. Eigene Felder brauchen Private Plus. Ohne den Plan importierst du die Spalte in die Beschreibung.
- Tabelle wird zum Kanban-Board statt zur Liste. Die Tabellenansicht ist ab Private Plus verfügbar. Ohne sie landet der Import als Kanban-Board — die Daten sind vollständig da, nur die Darstellung ist eine andere.
Nächste Schritte
- Eigene Felder auf Karten anlegen — für alles, was keinen eingebauten Platz hat.
- Zuuna vs. Trello und Zuuna vs. Monday.com — wenn du gerade von dort kommst.
- DSGVO-konformes Projektmanagement — wo deine Daten liegen.
Kommst du von Jira oder Trello?
Dann brauchst du diese Anleitung nicht: Jira und Trello haben einen eigenen Weg mit fertiger Zuordnung.
Häufige Fragen
Kann ich direkt aus Jira, Trello oder Monday importieren?
Jira und Trello brauchen diese Anleitung nicht: Jira verbindest du direkt mit einem API-Token, Trello liest Zuuna aus dem JSON-Export — beide mit fertiger Zuordnung und inklusive Kommentaren und Checklisten. Monday exportiert CSV, und dafür ist diese Anleitung genau der Weg: exportieren, Spalten zuordnen, fertig.
Auf welchem Plan funktioniert der Import?
Auf jedem, auch auf Free. Grenzen setzt nur der Plan selbst: Free erlaubt 2 Boards pro Gruppe und 100 Karten. Eine Tabellenspalte auf ein eigenes Feld zu mappen braucht Private Plus.
Was passiert mit Anhängen?
Anhänge kommen nicht mit — eine Tabellenzelle enthält keine Datei. Verlinke Dokumente in der Beschreibung oder häng sie nach dem Import an die Karten.
Bleiben meine Daten in der EU?
Ja. Zuuna wird in Deutschland gehostet, und die importierten Daten verlassen die EU nicht. Mehr dazu auf der Seite zu DSGVO-konformem Projektmanagement.
Wie bekomme ich alles wieder heraus?
Über den Export. Jedes Board lässt sich wieder als Tabelle herunterladen — es gibt keinen Einbahnstraßen-Effekt.