Board-Automatisierungen einrichten

Jedes Team hat Handgriffe, die immer gleich sind: Karte ist fertig → Person informieren → Kommentar hinterlassen. Genau das nimmt dir eine Automatisierung ab. Regeln sind ab Private Plus verfügbar; der Free-Plan enthält 0 Läufe pro Monat.

Was du brauchst

• Private Plus oder höher. Enthaltene Läufe: Plus 200, Business Standard 1.000, Business Pro 25.000 pro Monat — siehe Preise.
• Ein Board mit ein paar Karten, an dem du die Regel testen kannst.
• Rechte zum Verwalten des Boards.

1. Plan prüfen

Auf Free lässt sich eine Regel anlegen, aber sie läuft nie — das Kontingent ist null. Ab Private Plus greifen die Regeln.

2. Die drei Teile einer Regel verstehen

Jede Regel liest sich als ein Satz: wenn etwas passiert, und wenn zusätzlich etwas zutrifft, dann tu dies.

• Auslöser — das Ereignis: Karte erstellt, Karte verschoben, Zuständigkeit gesetzt, Epic hinzugefügt, Priorität geändert, Fälligkeit erreicht oder rückt näher, Zeit erfasst, gestartet, gestoppt. Für Entwicklungsteams zusätzlich: Branch angelegt, Commit gepusht, Pull Request geöffnet oder gemergt, CI grün, CI rot, Release veröffentlicht. Und ein zeitgesteuerter Auslöser für alles, was nach Plan statt nach Ereignis passiert.
• Bedingungen — optional, grenzen ein: nur Karten mit hoher Priorität, nur in einer bestimmten Spalte.
• Aktionen — was geschieht: Epic setzen oder entfernen, in eine Spalte verschieben, Priorität setzen, Person zuweisen, benachrichtigen, Kommentar schreiben, Webhook aufrufen, eigenes Feld setzen, Timer starten oder stoppen, neue Karte anlegen — auch auf einem anderen Board desselben Workspace.

3. Die erste Regel bauen

Ein Beispiel, das fast jedes Team gebrauchen kann:

• Wenn eine Karte in die Spalte „Erledigt“ verschoben wird,
• dann schreibe einen Kommentar („Abgeschlossen — bitte kurz gegenprüfen“) und benachrichtige die zuständige Person.

Zwei Aktionen in einer Regel sind völlig normal; sie laufen nacheinander.

4. Bedingungen einschränken

Ohne Bedingung läuft die Regel für jede Karte. Meistens willst du weniger: nur Karten mit hoher Priorität, nur solche mit einem bestimmten Epic, nur die mit gesetztem Fälligkeitsdatum. Bedingungen sind der Unterschied zwischen einer nützlichen Regel und einer, die das Team nach drei Tagen abschaltet, weil sie zu viel Lärm macht.

5. Regel testen und die Historie lesen

Löse die Regel einmal echt aus — verschiebe eine Testkarte. Danach siehst du in der Lauf-Historie, ob sie gegriffen hat und was sie getan hat. Ein Lauf kann drei Ausgänge haben: erfolgreich, fehlerhaft, oder übersprungen (eine Bedingung traf nicht zu). Übersprungene Läufe zählen nicht gegen dein Kontingent.

6. Regel ausschalten, kopieren oder übergeben

Regeln lassen sich vorübergehend deaktivieren, statt sie zu löschen — praktisch, wenn du etwas eingrenzen willst. Und weil eine Regel dem Board gehört und nicht der Person, die sie gebaut hat, kannst du sie an jemand anderen übergeben. Beim nächsten Teamwechsel hört also nichts still auf zu funktionieren.

Wenn es nicht klappt

• Die Regel läuft nie. Erst das Kontingent prüfen (Free = 0 Läufe), dann die Bedingungen — meistens ist eine zu eng.
• Sie läuft zu oft. Der Auslöser ist zu allgemein. „Karte verschoben“ gilt für jede Spalte; grenze auf die Zielspalte ein.
• Kein Slack-Post. Prüfe die Webhook-URL. Slack und Discord erwarten eine eingehende Webhook-URL, die du dort erst erzeugen musst.
• Kontingent aufgebraucht. Erfolgreiche und fehlerhafte Läufe zählen. Räum laute Regeln auf oder wechsle den Plan.

Nächste Schritte

• Eigene Felder auf Karten anlegen — Felder, die eine Regel setzen kann.
• Git auf dem Board — Auslöser aus Commits, Pull Requests und CI.
• Preise — enthaltene Läufe pro Plan.