Team einladen und Rollen vergeben

Zuuna wird erst als Team richtig nützlich. Diese Anleitung zeigt, wie du Menschen in deinen Workspace holst, ihnen die passende Rolle gibst und Zugriffe wieder sauber entziehst, wenn jemand geht. Einladen können Mitglieder mit Verwaltungsrechten — auf jedem Plan, auch Free.

Was du brauchst

• Ein Zuuna-Konto mit Verwaltungsrechten im Workspace.
• Freie Plätze in deinem Plan. Free umfasst 2 Mitglieder insgesamt — dich und eine weitere Person. Private Plus bringt 4, Business Standard 25, Business Pro 100. Die genauen Grenzen stehen auf der Preisseite.
• Die E-Mail-Adressen der Personen, die du einladen möchtest.

1. Plan und freie Plätze prüfen

Bevor du Einladungen verschickst, lohnt ein Blick auf die belegten Plätze. Zuuna zählt offene Einladungen mit: Wer eingeladen ist, aber noch nicht angenommen hat, belegt bereits einen Platz. Auf Free heißt das konkret — eine offene Einladung, und der Workspace ist voll.

2. Einladungen per E-Mail verschicken

Öffne Administration → Mitglieder und trage die E-Mail-Adressen ein. Du kannst bis zu 50 Einladungen auf einmal verschicken — praktisch, wenn ein ganzes Team umzieht. Jede Person bekommt eine Mail mit einem persönlichen Link.

3. Alternativ einen Einladungslink teilen

Manchmal kennst du die Adressen nicht oder willst den Link einfach in einen Kanal posten. Dann erzeugst du statt einzelner Mails einen Einladungslink, den jede Person nutzen kann. Auch er gilt 14 Tage und belegt beim Einlösen einen Platz im Plan.

4. Die passende Rolle wählen

Zuuna bringt vier eingebaute Rollen mit:

• Superadmin — volle Kontrolle über den Workspace, inklusive Abrechnung und Sicherheit.
• Admin — verwaltet Mitglieder, Gruppen und Boards, ohne an die Abrechnung zu gehen.
• Team-Mitglied — die Standardrolle: arbeitet auf Boards, erstellt und bearbeitet Karten.
• Gast — sieht nur, was ausdrücklich freigegeben wurde. Gedacht für Kundschaft und externe Beteiligte.

Die Rolle setzt du direkt beim Einladen und änderst sie später jederzeit. Reichen dir die vier nicht, legst du eigene Rollen mit genau den Berechtigungen an, die du brauchst.

5. Person einem Team zuordnen

Ein Team ist eine benannte Gruppe von Menschen — „Design", „Backend", „Kundenprojekt Meier". Ordnest du neue Mitglieder gleich einem Team zu, sehen sie sofort die richtigen Boards, und du kannst später eine ganze Gruppe auf einmal einer Karte zuweisen, statt fünf Namen einzeln zu klicken.

6. Beim Weggang deaktivieren statt löschen

Wenn jemand das Unternehmen verlässt, deaktiviere das Konto, statt es zu löschen. Der Zugang endet sofort, aber Karten, Kommentare, erfasste Zeiten und die Aktivitätshistorie bleiben vollständig erhalten. Ein gelöschtes Konto reißt Lücken in genau die Historie, die du ein halbes Jahr später brauchst, um eine Entscheidung nachzuvollziehen.

Wenn es nicht klappt

• Die Einladung kommt nicht an. Zuerst den Spam-Ordner prüfen. Kommt sie dort auch nicht an, verschicke sie neu oder nutze stattdessen den Einladungslink.
• „Keine Plätze frei". Dein Plan ist ausgeschöpft — offene, noch nicht angenommene Einladungen zählen mit. Zieh eine offene Einladung zurück oder wechsle den Plan.
• Die Einladung ist abgelaufen. Nach 14 Tagen verfällt sie. Einfach neu verschicken.
• Jemand sieht ein Board nicht. Das liegt fast immer an der Gruppenzugehörigkeit, nicht an der Rolle. Prüfe, ob die Person Mitglied der Gruppe ist, der das Board gehört.

Nächste Schritte

• Dein erstes Kanban-Board erstellen — falls noch keines steht.
• Excel-Tabelle als Kanban-Board importieren — bring die Arbeit mit, die schon existiert.
• Preise und Plangrenzen im Detail.