Tutorial
2FA im ganzen Workspace erzwingen
2FA-Pflicht für den ganzen Workspace aktivieren — auf jedem Plan, auch kostenlos. Mit Authenticator-App und Wiederherstellungscodes.
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Bei den meisten Projekt-Tools ist eine verpflichtende Zwei-Faktor-Authentifizierung ein Enterprise-Feature — verfügbar erst im teuersten Tarif, manchmal erst nach dem Gespräch mit dem Vertrieb. In Zuuna gehört sie zu jedem Plan, auch dem kostenlosen. Du schaltest die Pflicht einmal ein, und ab dann arbeitet niemand mehr ohne Authenticator-App in deinem Workspace — wer noch keine 2FA hat, wird beim nächsten Klick durch die Einrichtung geführt.
Was du brauchst
- Einen Zuuna-Workspace — jeder Plan reicht, auch Private Free (siehe Preise).
- Die Berechtigung security.manage. Sie gehört standardmäßig zur Superadmin-Rolle — die Person, der der Workspace gehört, ist Superadmin — und ist bewusst nicht im Admin-Preset enthalten. Über eine eigene Rolle lässt sie sich zusätzlich vergeben; Sicherheitsrichtlinien ändert eben nicht jeder Admin.
- Eine Authenticator-App auf dem Handy. Jede TOTP-App funktioniert — Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Authy, 1Password und alle anderen.
1. Schalte 2FA zuerst für dich selbst ein
Bevor du die Pflicht für alle aktivierst, richtest du sie für dein eigenes Konto ein: In den Kontoeinstellungen startest du die Einrichtung, bestätigst mit deinem Passwort und hinterlegst das Konto in deiner Authenticator-App. Ab jetzt fragt Zuuna bei jeder Anmeldung nach dem sechsstelligen Code aus der App.
2. Sichere deine Wiederherstellungscodes
Bei der Einrichtung bekommst du zehn Einmal-Codes für den Tag, an dem das Handy weg ist. Leg sie in deinen Passwortmanager — und zwar jetzt, nicht später: Die Codes werden nur als Hash gespeichert und lassen sich danach nie wieder anzeigen, auch nicht von einem Admin.
3. Aktiviere die Pflicht für den Workspace
In der Administration unter „Security & Access“ schaltest du die 2FA-Pflicht für den gesamten Workspace ein. Die Richtlinie greift innerhalb von Sekunden — kein Neustart, keine E-Mail-Kampagne, kein Warten nötig.
4. Was deine Mitglieder danach sehen
Niemand fliegt aus der laufenden Sitzung. Wer 2FA schon nutzt, merkt gar nichts — die Pflicht erzwingt nur die Einrichtung, nicht ein anderes Verfahren. Wer noch keine hat, wird beim nächsten Klick durch die Einrichtung geführt, auf jedem Gerät, und arbeitet danach normal weiter. Auch wen du später neu einlädst, durchläuft das Setup direkt bei der ersten Anmeldung.
5. Wenn jemand sein Handy verliert
Dafür sind die Wiederherstellungscodes da: Die Person meldet sich mit einem ihrer zehn Einmal-Codes an und richtet 2FA anschließend auf dem neuen Gerät neu ein. Jeder Code funktioniert genau einmal. Als Admin siehst du die Codes nie — sie sind nur als Hash gespeichert. Genau deshalb gehören sie von Anfang an in den Passwortmanager.
6. Prüfe Status und Audit-Log
Das Benutzerverzeichnis zeigt dir für jedes Mitglied, ob 2FA aktiv ist — neben Rolle, Teams und letzter Anmeldung. Und das Sicherheits-Audit-Log hält fest, wer die Richtlinie wann und von welcher IP-Adresse aus geändert hat. Ehrlich dazugesagt: Es umfasst die letzten 100 Ereignisse auf Workspace-Ebene, ohne Export und ohne Filter.
Wenn es nicht klappt
- Du findest den Schalter nicht. Dir fehlt
security.manage— die Berechtigung liegt standardmäßig nur bei der Inhaberin bzw. dem Inhaber des Workspace. - Ein Mitglied sieht kein Setup. Die Führung startet beim nächsten Seitenwechsel — einmal klicken oder neu laden genügt. Die Richtlinie selbst greift binnen Sekunden.
- Handy und Codes sind beide weg. Das ist der Fall, den die zehn Codes verhindern sollen — sie lassen sich nicht wiederherstellen. Behandle sie wie ein Passwort: Passwortmanager, nicht Schreibtischschublade.
- Du hebst die Pflicht wieder auf. Zuuna schaltet 2FA automatisch nur bei denen ab, die sie ausschließlich wegen der Pflicht eingerichtet hatten. Freiwillige Einrichtungen bleiben bestehen — ebenso bei allen, die über einen anderen Workspace weiter verpflichtet sind.
Nächste Schritte
- Team einladen und Rollen vergeben — neue Mitglieder landen direkt in der 2FA-Einrichtung.
- DSGVO-konformes Projektmanagement — wo die 2FA-Pflicht ins Gesamtbild gehört.
- Preise — die Pflicht kostet auf keinem Plan extra.
Häufige Fragen
Kostet die 2FA-Pflicht extra?
Nein. Erzwungene Zwei-Faktor-Authentifizierung ist auf jedem Plan enthalten, auch auf Private Free — während viele Wettbewerber sie erst im Enterprise-Tarif anbieten.
Was passiert mit Mitgliedern, die gerade eingeloggt sind?
Niemand wird aus der Sitzung geworfen. Wer noch keine 2FA hat, wird beim nächsten Klick durch die Einrichtung geführt und arbeitet danach normal weiter.
Was, wenn jemand die Wiederherstellungscodes verliert?
Die zehn Einmal-Codes werden nur als Hash gespeichert und lassen sich nachträglich nicht erneut anzeigen — auch nicht von Admins. Bewahre sie deshalb direkt bei der Einrichtung im Passwortmanager auf.
Sehe ich, wer 2FA aktiviert hat?
Ja. Das Benutzerverzeichnis zeigt für jedes Mitglied, ob die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiv ist. Was du nie siehst: die Geheimnisse dahinter — der App-Schlüssel ist verschlüsselt, die Codes sind gehasht.
Ersetzt die 2FA-Pflicht Single Sign-on?
Nein — die beiden lösen verschiedene Probleme. 2FA sichert die Passwort-Anmeldung ab und gibt es auf jedem Plan; SSO über SAML 2.0 oder OpenID Connect verlagert die Anmeldung zu deinem Identity Provider und gehört zu Business Pro. Beides lässt sich kombinieren.