Was darf ein Gast standardmäßig?

Nichts aktiv — die Gast-Rolle startet ohne eine einzige Berechtigung. Gäste sehen, was für sie sichtbar ist, legen aber nichts an und ändern nichts. Da die Rolle bearbeitbar ist, kannst du ihr gezielt einzelne Schlüssel geben.

Kann ich jemandem nur ein einziges Board geben?

Ja. Mach die Gruppe zu einer eingeschränkten Gruppe und vergib den Zugriff pro Person als Lesen oder Bearbeiten — oder stelle das Board privat und lade nur diese Person ein. Beides gewinnt gegen die Workspace-Rolle.

Wer darf Sprints starten und schließen?

Standardmäßig die Admin-Rolle — und die Inhaber-Rolle sowieso. Über eine eigene Rolle kannst du die Sprint-Schlüssel auch ohne Adminrechte vergeben. Die Sprint-Funktionen selbst gehören zum Developer-Plan.

Kann ich sehen, was jemand geändert hat?

Auf Kartenebene ja — über die Board-Aktivität. Workspace-weite Aktionen wie Rollen- oder Sicherheitsänderungen landen im Sicherheits-Audit. Das ist bewusst schlank: die letzten 100 Ereignisse, ohne Export.

Nein. Die vier eingebauten Rollen, das Berechtigungsraster und eigene Rollen sind auf jedem Plan enthalten — auch im kostenlosen Private Free.

Eigene Rollen und Berechtigungen anlegen

Wer darf Karten löschen, wer lädt neue Leute ein, und wer sieht die Abrechnung? In Zuuna beantwortet das ein Berechtigungsraster: vier eingebaute Rollen als Ausgangspunkt, eigene Rollen für alles dazwischen. Und anders als bei vielen Tools musst du dafür keinen bestimmten Tarif buchen — Rollen und Berechtigungen gehören zu jedem Plan, auch zum kostenlosen.

Was du brauchst

Einen beliebigen Plan — Rollen kosten nichts extra (Preise).
Zugriff auf die Administration: Du bist Workspace-Inhaber oder hast die Berechtigung members.manageRoles.
Ein Team im Workspace — falls noch nicht: Team einladen und Rollen vergeben.

1. Die vier eingebauten Rollen als Ausgangspunkt

Jeder Workspace startet mit vier Rollen. Superadmin ist die Inhaber-Rolle und darf immer alles. Admin darf alles außer einer Handvoll geschützter Schlüssel — dazu gleich mehr. Team-Mitglied ist der Alltag: Boards, Gruppen und Karten anlegen, Karten bearbeiten, zuweisen und löschen, Zeit erfassen, Ansichten, Felder und Automatisierungen pflegen. Gast startet ohne eine einzige Berechtigung — reines Zuschauen.

Admin, Team-Mitglied und Gast kannst du frei umbauen. Nur die Superadmin-Rolle ist fest — es muss immer jemanden geben, der garantiert an alles herankommt.

2. Eine eigene Rolle im Raster bauen

Öffne das Kontomenü oben rechts → Administration → Benutzerverwaltung → Berechtigungen. Die Seite ist ein Raster: Rollen nebeneinander, Berechtigungen zeilenweise, nach Themen gruppiert — Boards, Karten, Mitglieder, Sprints, Poker und mehr. Lege eine neue Rolle an, gib ihr einen sprechenden Namen und hake genau die Schlüssel an, die sie braucht. Rollen gelten pro Workspace, und jedes Mitglied trägt genau eine.

3. Typische Zuschnitte

Nur-Lesen für Stakeholder: eine Rolle ganz ohne Schreib-Schlüssel — oder gleich die Gast-Rolle. Wer nichts anhaken darf, kann Boards ansehen, aber nichts verändern.
Sprint-Leitung ohne Adminrechte: eine Rolle mit den Sprint-Schlüsseln (sprints.edit und Geschwister), aber ohne Mitglieder- oder Workspace-Verwaltung.
Poker moderieren: poker.moderate für die Person, die die Schätzrunden leitet; Mitschätzende brauchen nur poker.join.

Ehrlichkeitshalber: Die Rolle regelt, wer eine Funktion bedienen darf — ob es die Funktion im Workspace gibt, regelt der Plan. Sprints und Poker selbst gehören zum Developer-Plan; die Schlüssel dafür kannst du trotzdem auf jedem Plan vergeben.

4. Die geschützten Berechtigungen kennen

Sechs Schlüssel hat standardmäßig nur die Inhaber-Rolle: billing.manage (Abrechnung), workspace.delete (den Workspace löschen), members.manageRoles (Rollen vergeben), members.changeEmail (eine Login-Adresse zu ändern ist ein Übernahme-Vektor), members.impersonate (sich als jemand anderes einloggen) und security.manage (2FA-Pflicht, IP-Allowlist und SSO können Mitglieder aussperren).

Vergeben kannst du sie trotzdem — bewusst, über eine eigene Rolle. Aber nur als Inhaber selbst: Ein delegierter Admin, der Rollen verwalten darf, kann keine Rolle bauen oder zuweisen, die diese Schlüssel enthält. Beiläufig weiterreichen lassen sie sich also nicht — genau das ist der Sinn.

5. Rolle vergeben und prüfen

Unter Benutzerverwaltung → Mitglieder weist du die neue Rolle zu — einzeln oder für mehrere auf einmal. Prüfen ist einfach: Die Oberfläche blendet Knöpfe aus, deren Berechtigung fehlt. Verlassen musst du dich darauf aber nicht — durchgesetzt wird jede Berechtigung serverseitig, ein ausgeblendeter Knopf ist nur Höflichkeit.

6. Gruppen und Boards zusätzlich einschränken

Rollen gelten workspace-weit. Soll jemand nur ein einzelnes Projekt sehen, kombinierst du sie mit zwei Werkzeugen: eingeschränkte Gruppen (Zugriff pro Person oder Team, jeweils als Lesen oder Bearbeiten) und private Boards (nur eingeladene Personen). Wichtig: Die Einschränkung gewinnt. Wer in einer eingeschränkten Gruppe nur lesen darf, ändert dort nichts — egal, wie stark die Workspace-Rolle ist.

Wenn es nicht klappt

Jemand sieht den Menüpunkt Administration nicht. Der Zugang setzt die Inhaber-Rolle oder eine Verwaltungs-Berechtigung voraus — ein reines Team-Mitglied sieht ihn nicht.
Eine Berechtigung greift nicht. Prüfe alle drei Ebenen: Enthält der Plan die Funktion überhaupt? Hat die Rolle den Schlüssel? Und ist die Person in der Gruppe oder auf dem Board auf Lesen beschränkt?
Ein geschützter Schlüssel lässt sich nicht anhaken. Rollen mit den sechs geschützten Berechtigungen kann nur die Inhaber-Stufe bauen und zuweisen.
Die Superadmin-Rolle lässt sich nicht bearbeiten. Absicht — sie ist die Rolle, die garantiert nie ausgesperrt ist.

Nächste Schritte

Team einladen und Rollen vergeben — die Rollen im Alltag.
Eine Planning-Poker-Session durchführen — was poker.moderate praktisch bedeutet.
DSGVO-konformes Projektmanagement — der größere Rahmen: Hosting, AVV und Zugriffskontrolle.