Urlaub und Abwesenheiten im Team planen

Wer einen Sprint plant, plant gegen die Zeit, die wirklich da ist — nicht gegen die 40 Stunden auf dem Papier. In Zuuna setzt du die Arbeitswoche pro Person genau einmal, trägst Urlaub und Krankheit ein, und die Sprint-Kapazität zieht Abwesenheiten automatisch ab. Der Team Planner gehört zu Business Standard und höher.

Was du brauchst

• Business Standard oder höher — siehe Preise.
• Die Berechtigung absences.manage, um Zeiten für andere zu pflegen. Die eigene Arbeitswoche und eigene Abwesenheiten pflegt jedes Team-Mitglied selbst im Profil.
• Für die automatische Kapazitätsrechnung: Sprints — die gehören zum Developer-Plan. Ohne Sprints bleibt der Team Planner trotzdem nützlich, als geteilter Abwesenheitskalender fürs Team.

1. Team Planner öffnen

Du findest ihn unter Administration → Team Planner. Dort steht das ganze Team in einer Übersicht: wer welche Arbeitswoche hat und wer wann fehlt. Alles, was dieses Tutorial beschreibt, passiert auf dieser einen Seite — plus dem Profil jedes Mitglieds.

2. Die Arbeitswoche pro Person setzen

Jede Person bekommt zwei Werte: Tage pro Woche und Stunden pro Tag. Die Teilzeitkraft mit vier Tagen à sechs Stunden ist damit genauso korrekt abgebildet wie die Vollzeitstelle — einmal eintragen, fertig. Wer keinen eigenen Wert hat, erbt den Workspace-Standard, du musst also nicht dreißig Profile durchklicken, um anzufangen.

3. Urlaub, Krankheit und Abwesenheit eintragen

Abwesenheiten trägst du als Zeiträume ein — Urlaub, Krankheit oder sonstige Abwesenheit. Wichtiger als die Kategorie ist der Zeitraum: Er entscheidet, welche Tage aus der Kapazität herausgerechnet werden. Eintragen darf, wer absences.manage hat — typischerweise die Team- oder Projektleitung.

4. Eigene Zeiten im Profil pflegen

Niemand muss für jeden Urlaubsantrag zur Administration laufen: Jedes Team-Mitglied pflegt die eigene Arbeitswoche und die eigenen Abwesenheiten selbst im Profil. Die Administration behält den Überblick und korrigiert, wo nötig — aber der Normalfall ist Selbstbedienung.

5. Die Wirkung auf die Sprint-Kapazität verstehen

Die Rechnung ist anteilig und ehrlich einfach: Arbeitswoche minus Abwesenheitstage im Sprint-Zeitraum. Wer 3 von 5 Tagen frei hat bei 8 Stunden pro Tag, bringt 40 − 24 = 16 Stunden in den Sprint. Das fließt automatisch in die Sprint-Kapazitätsplanung ein — du siehst beim Planen sofort, dass die Woche nach Pfingsten kleiner ist als sie aussieht. Zwei ehrliche Grenzen: Das gilt nur für Kapazität in Stunden, nicht für Story Points — und die Sprint-Planung selbst gehört zum Developer-Plan.

6. Wissen, wann andere Werte gewinnen

Die Abwesenheitsrechnung ist bewusst die unterste Stufe einer klaren Rangfolge: Ein pro Sprint gesetzter Wert gewinnt immer, danach kommt der Standardwert der Person in der Gruppe, dann der Standardwert der ganzen Gruppe — und erst wenn nichts davon gesetzt ist, greift Arbeitswoche minus Abwesenheiten. Das ist kein Bug, sondern die Absicht: Der Team Planner liefert die realistische Grundlinie, und wo du es besser weißt, überschreibst du sie gezielt.

Wenn es nicht klappt

• Der eingetragene Urlaub ändert die Kapazität nicht. Dann gewinnt ein Wert weiter oben in der Rangfolge — ein Sprint- oder Gruppenwert überschreibt die Abwesenheitsrechnung. Entferne ihn, wenn die automatische Rechnung gelten soll.
• Die Gruppe plant in Story Points. Abwesenheiten wirken nur auf Stunden — die Punkte-Dimension bleibt unberührt.
• Der Sprint hat noch keine Daten. Ohne Sprint-Zeitraum rechnet Zuuna mit dem Fenster von heute bis heute plus Sprintlänge der Gruppe.
• Jemand kann keine Abwesenheiten für andere eintragen. Der Person fehlt absences.manage. Die eigenen Zeiten gehen immer — im Profil.

Nächste Schritte

• Sprint-Kapazität planen — wo die Abwesenheiten ankommen.
• Einen Sprint planen und starten.
• Preise — Team Planner ab Business Standard.