Überblick
Projektmanagement mit Zeiterfassung und Rechnungen
Ein Werkzeug statt drei: Board, Zeiterfassung auf der Karte und Rechnungen aus gebuchten Zeiten. Für Agenturen und Dienstleister, die Trello, Clockify und Excel loswerden wollen (DSGVO, gehostet in Deutschland).
Drei Werkzeuge, ein Kunde: Das Projekt lebt in Trello, die Zeiten laufen in Clockify, die Rechnung entsteht in Excel. Funktioniert, bis es nicht mehr funktioniert: Jemand hat die Zeit vergessen einzutragen, beim Übertragen in die Tabelle rutscht eine Stunde weg, und die Rechnung geht zu klein raus. Nicht, weil jemand schlecht arbeitet. Sondern weil drei Werkzeuge nichts voneinander wissen.
Zuuna setzt Board, Zeiterfassung und Rechnungen in ein Werkzeug, in genau der Reihenfolge des Arbeitsalltags: Die Karte ist der Auftrag, die Zeit wird auf der Karte gebucht, und die Rechnung entsteht aus den gebuchten Zeiten, ohne dass jemand etwas überträgt.
Zeit auf der Karte, nicht im zweiten Tool
Die Karte trägt Schätzung und Ist nebeneinander: geschätzter Aufwand, gebuchte Zeit und der Fortschritt dazwischen. Der Timer startet von Hand oder per Automatisierung (etwa sobald eine Karte in die Spalte „In Arbeit“ wandert) und stoppt bei „Fertig“. Wer abends nichts nachtragen will, muss es auch nicht: Die Zeit ist dort, wo die Arbeit war.
Für abrechenbare Arbeit hinterlegst du Sätze: pro Mitglied oder als Vorgabesatz. Der Report rechnet die erfassten Stunden damit zu Beträgen zusammen: nach Person, nach Karte, nach Zeitraum.
Von der gebuchten Stunde zur Rechnung
Rechnungen entstehen direkt aus den Zeiteinträgen: Pro Kunde legst du fest, welche Boards zu ihm gehören, und erstellst aus den gebuchten Zeiten einer Periode eine Rechnung mit Positionen: Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Summe. Dazu kommen Umsatzsteuer je nach Kundenland, ein eigener Nummernkreis pro Organisation, der Status von gestellt bis bezahlt, Gutschriften für Korrekturen und ein widerrufbarer Link, unter dem dein Kunde die Rechnung lesen kann.
Eine Eigenschaft, die Excel nie garantieren kann: Ein Zeiteintrag kann technisch nicht auf zwei Rechnungen. Was abgerechnet ist, ist abgerechnet, und was offen ist, siehst du auf der Karte.
Die Kostenrechnung: ein Tool statt drei
Der Stack aus Trello, Clockify und Excel ist der übliche Weg für Agenturen, und Preis für Preis nicht mal teuer. Mühsam ist er, weil ihn niemand verbindet:
| Werkzeug | Rolle im Stack | Listpreis je Sitz/Monat* |
|---|---|---|
| Trello Standard oder Premium | Board | 5 bis 12,50 $ |
| Clockify Basic | Zeiterfassung | 3,99 $ bei Jahreszahlung, sonst 4,99 $ |
| Microsoft 365 Basic oder Standard | Excel für Rechnung und Angebot | 6 bis 15 $ |
| Summe, je nach Variante | entfällt | rund 15 bis 32 $, etwa 14 bis 30 € |
| Zuuna Business Pro | Board, Zeiterfassung, Rechnungen | 13,45 € netto zzgl. MwSt. (16 € inkl. MwSt.) |
*Listpreise, Stand September 2026 (trello.com/pricing, clockify.me/pricing, microsoft.com); die Dollarbeträge sind als Euro-Näherung gemeint. Die schlankeste Variante des Stacks ist günstiger als Business Pro. Das gehört zur Ehrlichkeit dazu. Ihr Preis ist aber genau die Arbeit, die Zuuna weglässt: Zeiten werden nachgetragen, Rechnungen per Hand in die Tabelle gebaut, und wenn der Kunde eine Frage hat, suchst du in drei Werkzeugen.
Wo der Stack gewinnt: Wer Clockify Pro schon hat, bekommt dort tiefer spezialisierte Berichte; wer Excel liebt, kann darin alles berechnen; und bestehende Verträge laufen einfach weiter. Der Wechsel lohnt sich für den Betrieb, nicht fürs Feature-Ranking.
Was Zuuna hier ausdrücklich nicht ist
- Kein Confluence-Ersatz. Ein freies Wiki für die ganze Firma gibt es nicht; Dokumente hängen in Zuuna an Boards und Karten.
- Kein Jira-Service-Management-Ersatz. Kein Kundenportal mit Tickets, SLAs und Eskalationen.
- Kein Gantt- und Portfolio-Werkzeug. Meilensteintrends und Ressourcenplanung über viele Projekte hinweg bitte woanders suchen.
- Keine gesetzliche Arbeitszeiterfassung. Zuuna erfasst Projektzeiten, nicht Arbeitstage mit Beginn, Ende und Pausen. Für die Nachweispflicht nach dem Arbeitszeitgesetz braucht es ein dafür gebautes System.
- Kein Self-Hosting zum Herunterladen. Der Normalfall ist der gehostete Dienst in Deutschland; ein verwaltetes Enterprise-Projekt gibt es in Absprache.
Für wen das passt, und für wen nicht
Passt: Agenturen und Dienstleister, die pro Kunde arbeiten und Stunden oder Tagessätze abrechnen: von der Marketingagentur bis zur Software-Schmiede. Für dev-nahe Teams kommt dazu, dass das Board aus Git lebt: Kanban mit Git-Integration.
Passt weniger: Wer keine Kundenstunden abrechnet, braucht die Rechnungshälfte nicht; für reine Entwicklerteams ist Projektmanagement für Entwickler die passendere Seite. Und wer hunderte Custom-Workflows und Marketplace-Apps braucht, bleibt bei Jira. Das ist keine Niederlage, nur die Wahrheit.
Der Einstieg
Der Free-Tarif ist dauerhaft kostenlos (ohne Kreditkarte) und reicht, um das Board mit echten Projekten kennenzulernen. Zeiterfassung und Rechnungen liegen im Business-Pro-Tarif, der mit einer 14-tägigen Testphase ohne Zahlungsmethode startet. Deine bestehenden Boards kommst du so rüber: per Excel- oder CSV-Import mit Spaltenzuordnung, aus Jira direkt über die REST-API mit deinem API-Token (einmaliger Import, keine Synchronisation) oder aus Trello über den JSON-Export. Wer gar nicht will: Wir migrieren dein Board kostenlos, in der Regel an einem Tag.
Häufige Fragen
Ab welchem Tarif gibt es Zeiterfassung und Rechnungen?
Ab Business Pro: 16 € inkl. MwSt. pro Sitz und Monat, für Firmen 13,45 € netto zzgl. MwSt. Der Developer-Tarif (24 € inkl. MwSt.) enthält zusätzlich die Git-Integration und die API-Zugänge. Zum dauerhaft kostenlosen Free-Tarif gehören Board und Grundfunktionen, aber keine Zeiterfassung.
Erstellt Zuuna richtige Rechnungen oder nur Stundenzettel?
Richtige Rechnungen: Positionen aus Zeiteinträgen, Umsatzsteuer nach Kundenland, eigener Nummernkreis, Status von gestellt bis bezahlt, Gutschriften für Korrekturen und ein teilbarer Lese-Link für den Kunden. Ein Zeiteintrag kann technisch nicht doppelt abgerechnet werden.
Ersetzt Zuuna Confluence oder Jira Service Management?
Nein. Es gibt kein freies Wiki und kein Ticketportal mit SLAs; Dokumente hängen in Zuuna an Boards und Karten. Wer ein Wissens- oder Service-Desk-Werkzeug braucht, führt es weiterhin daneben.
Ist das eine gesetzliche Arbeitszeiterfassung?
Nein, und das ist Absicht. Zuuna erfasst Projektzeiten, nicht Arbeitstage mit Beginn, Ende und Pausen. Für die Dokumentationspflicht nach dem Arbeitszeitgesetz ist ein dafür gebautes System der richtige Ort.
Wie kommen unsere bestehenden Daten in Zuuna?
Excel- und CSV-Import mit Spaltenzuordnung funktionieren für fast jedes Werkzeug. Jira liest Zuuna direkt über die REST-API mit deinem API-Token (einmaliger Import, keine Synchronisation), Trello über den JSON-Export. Auf der Migrationsseite bietet wir die kostenlose Concierge-Migration an: Du buchst, wir importieren, du prüfst.
Wo liegen unsere Daten?
Auf Servern in Deutschland, mit Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Sicherheitsfunktionen wie 2FA, SSO, SCIM und ein Audit-Log sind eingebaut.