Projektmanagement mit Zeiterfassung und Rechnungen

Drei Werkzeuge, ein Kunde: Das Projekt lebt in Trello, die Zeiten laufen in Clockify, die Rechnung entsteht in Excel. Funktioniert, bis es nicht mehr funktioniert: Jemand hat die Zeit vergessen einzutragen, beim Übertragen in die Tabelle rutscht eine Stunde weg, und die Rechnung geht zu klein raus. Nicht, weil jemand schlecht arbeitet. Sondern weil drei Werkzeuge nichts voneinander wissen.

Zuuna setzt Board, Zeiterfassung und Rechnungen in ein Werkzeug, in genau der Reihenfolge des Arbeitsalltags: Die Karte ist der Auftrag, die Zeit wird auf der Karte gebucht, und die Rechnung entsteht aus den gebuchten Zeiten, ohne dass jemand etwas überträgt.

Zeit auf der Karte, nicht im zweiten Tool

Die Karte trägt Schätzung und Ist nebeneinander: geschätzter Aufwand, gebuchte Zeit und der Fortschritt dazwischen. Der Timer startet von Hand oder per Automatisierung (etwa sobald eine Karte in die Spalte „In Arbeit“ wandert) und stoppt bei „Fertig“. Wer abends nichts nachtragen will, muss es auch nicht: Die Zeit ist dort, wo die Arbeit war.

Für abrechenbare Arbeit hinterlegst du Sätze: pro Mitglied oder als Vorgabesatz. Der Report rechnet die erfassten Stunden damit zu Beträgen zusammen: nach Person, nach Karte, nach Zeitraum.

Von der gebuchten Stunde zur Rechnung

Rechnungen entstehen direkt aus den Zeiteinträgen: Pro Kunde legst du fest, welche Boards zu ihm gehören, und erstellst aus den gebuchten Zeiten einer Periode eine Rechnung mit Positionen: Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Summe. Dazu kommen Umsatzsteuer je nach Kundenland, ein eigener Nummernkreis pro Organisation, der Status von gestellt bis bezahlt, Gutschriften für Korrekturen und ein widerrufbarer Link, unter dem dein Kunde die Rechnung lesen kann.

Eine Eigenschaft, die Excel nie garantieren kann: Ein Zeiteintrag kann technisch nicht auf zwei Rechnungen. Was abgerechnet ist, ist abgerechnet, und was offen ist, siehst du auf der Karte.

Export für den Steuerberater: DATEV und lexoffice

Der Workspace-Report rechnet ohnehin schon nach: pro Karte und pro Mitglied, mit dem Stundensatz, der zum Zeitpunkt der Buchung galt, aufgeteilt in netto, Umsatzsteuer und brutto, jederzeit nachvollziehbar. Neu ist der Export als fertige Datei für die Buchhaltung, statt die Zahlen ein zweites Mal von Hand einzutippen.

Für lexoffice liefert Zuuna eine CSV mit den Positionen für einen Rechnungsentwurf: Kunde, Leistungsdatum, Beschreibung, Menge in Stunden auf zwei Nachkommastellen, Einheit „Std.“, Einzelpreis netto und Umsatzsteuersatz. Für DATEV ist es ein EXTF-Buchungsstapel: eine feste EXTF-Kopfzeile, danach ein Buchungssatz je Zeile mit Umsatz, Soll/Haben-Kennzeichen, Konto (das Debitorenkonto des Kunden), Gegenkonto (dein Erlöskonto), BU-Schlüssel automatisch aus dem Umsatzsteuersatz, Belegdatum und Buchungstext, kodiert in Windows-1252, damit Umlaute beim Import auf dem Schreibtisch deines Steuerberaters erhalten bleiben. Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04), Berater- und Mandantennummer, Wirtschaftsjahresbeginn und ein Standard-Erlöskonto legst du einmal in den Workspace-Einstellungen fest.

Beides braucht Business Pro (Reports), das Debitorenkonto pro Kunde zusätzlich die Kundenverwaltung aus dem Abschnitt oben, ebenfalls Business Pro. Und beides bleibt ein Buchungsvorschlag, keine Rechnung: Zuuna vergibt keine Rechnungsnummer, das Belegfeld 1 bleibt leer, dein Steuerberater prüft die Datei und bucht sie selbst. Laufende Timer fließen nicht in den Export ein, und ist die gewählte Zeitspanne zu groß für eine vollständige Buchungsgrundlage, verweigert Zuuna lieber den Export, als eine unvollständige Datei zu liefern.

Die Kostenrechnung: ein Tool statt drei

Der Stack aus Trello, Clockify und Excel ist der übliche Weg für Agenturen, und Preis für Preis nicht mal teuer. Mühsam ist er, weil ihn niemand verbindet:

Werkzeug	Rolle im Stack	Listpreis je Sitz/Monat*
Trello Standard oder Premium	Board	5 bis 12,50 $
Clockify Basic	Zeiterfassung	3,99 $ bei Jahreszahlung, sonst 4,99 $
Microsoft 365 Basic oder Standard	Excel für Rechnung und Angebot	6 bis 15 $
Summe, je nach Variante	entfällt	rund 15 bis 32 $, etwa 14 bis 30 €
Zuuna Business Pro	Board, Zeiterfassung, Rechnungen	13,45 € netto zzgl. MwSt. (16 € inkl. MwSt.)

*Listpreise, Stand September 2026 (trello.com/pricing, clockify.me/pricing, microsoft.com); die Dollarbeträge sind als Euro-Näherung gemeint. Die schlankeste Variante des Stacks ist günstiger als Business Pro. Das gehört zur Ehrlichkeit dazu. Ihr Preis ist aber genau die Arbeit, die Zuuna weglässt: Zeiten werden nachgetragen, Rechnungen per Hand in die Tabelle gebaut, und wenn der Kunde eine Frage hat, suchst du in drei Werkzeugen.

Wo der Stack gewinnt: Wer Clockify Pro schon hat, bekommt dort tiefer spezialisierte Berichte; wer Excel liebt, kann darin alles berechnen; und bestehende Verträge laufen einfach weiter. Der Wechsel lohnt sich für den Betrieb, nicht fürs Feature-Ranking.

Was Zuuna hier ausdrücklich nicht ist

• Kein Confluence-Ersatz. Ein freies Wiki für die ganze Firma gibt es nicht; Dokumente hängen in Zuuna an Boards und Karten.
• Kein Jira-Service-Management-Ersatz. Kein Kundenportal mit Tickets, SLAs und Eskalationen.
• Kein Gantt- und Portfolio-Werkzeug. Meilensteintrends und Ressourcenplanung über viele Projekte hinweg bitte woanders suchen.
• Keine gesetzliche Arbeitszeiterfassung. Zuuna erfasst Projektzeiten, nicht Arbeitstage mit Beginn, Ende und Pausen. Für die Nachweispflicht nach dem Arbeitszeitgesetz braucht es ein dafür gebautes System.
• Kein Self-Hosting zum Herunterladen. Der Normalfall ist der gehostete Dienst in Deutschland; ein verwaltetes Enterprise-Projekt gibt es in Absprache.

Für wen das passt, und für wen nicht

Passt: Agenturen und Dienstleister, die pro Kunde arbeiten und Stunden oder Tagessätze abrechnen: von der Marketingagentur bis zur Software-Schmiede. Für dev-nahe Teams kommt dazu, dass das Board aus Git lebt: Kanban mit Git-Integration.

Passt weniger: Wer keine Kundenstunden abrechnet, braucht die Rechnungshälfte nicht; für reine Entwicklerteams ist Projektmanagement für Entwickler die passendere Seite. Und wer hunderte Custom-Workflows und Marketplace-Apps braucht, bleibt bei Jira. Das ist keine Niederlage, nur die Wahrheit.

Der Einstieg

Der Free-Tarif ist dauerhaft kostenlos (ohne Kreditkarte) und reicht, um das Board mit echten Projekten kennenzulernen. Zeiterfassung und Rechnungen liegen im Business-Pro-Tarif, der mit einer 14-tägigen Testphase ohne Zahlungsmethode startet. Deine bestehenden Boards kommst du so rüber: per Excel- oder CSV-Import mit Spaltenzuordnung, aus Jira direkt über die REST-API mit deinem API-Token (einmaliger Import, keine Synchronisation) oder aus Trello über den JSON-Export. Wer gar nicht will: Wir migrieren dein Board kostenlos, in der Regel an einem Tag.